תפריט נגישות

פרויקט ERP – הארגון, הספק ומה שביניהם

במאמר זה מוצגות תובנות שהוצגו בכנס: ERP FOCUS 2019 על ידי אבי יחזקאל, מנהל מערכות מידע ומנהל פרויקט ERP בקבוצת פישר תעשיות פרמצבטיקה.

 

החלפת מערכת ERP היא לא פחות מניתוח לב פתוח בארגון 

  • לא משנה כמה מוצלח הפרויקט, לפחות לפרק זמן, זהו אירוע "רב נפגעים" וטראומטי.
  • חלה עלינו אחריות עצומה, למשאבים העצומים המושקעים ישירות בפרויקט, כמו גם להמשך תפקוד הארגון בטווח הקצר ואף ליציבותו ולשרידותו בהמשך.
  • לאור זאת, תמיד נעדיף את מידת הזהירות, נציף כל היבט וכל סיכון, לבעלי הענין ונעדיף החלטות שקולות ממתנות ולא תמיד פופולריות. 

בחירת הספק- המלצות, המלצות, המלצות (עדכניות) 

  • על הספק כארגון וניסיונו בפרויקטים דומים
  • על מנהלי הפרויקט מטעמו
  • על המומחים מטעם הספק בנושאי ליבה של הארגון שלנו וזמינותם לפרויקט
  • ספק ותיק ויציב
  • ספק שהאסטרטגיה העסקית שלו , שבהכרח תשליך על הפרויקט שלנו ועל התנהלותו מולנו, מתאימה לציפיות שלנו מהפרויקט 

מטרותינו כמנהלי הפרויקט 

  • לתכנן מערכת שתעוצב למתן מענה ליעדים שהוגדרו

בשלב הראשון, מטרתנו העיקרית תהיה :

  • לאפשר לאנשי ומנהלי הארגון, ב-Day One , שליטה לא פחותה בארגון מזו שהייתה להם באמצעות מערכות המידע הוותיקות.
  • לא לזעזע את תמונת העולם הניהולית שלהם לגבי התוצאות העסקיות בארגון – לאפשר השוואה לתוצאות צפויות במנגנונים הקיימים ותהליך מתון של בחינת והפנמת השינוי
  • לא נחפש תוצאת WOW ב-Day One אלא ראשית, יציבות ובטחון 

נקודת ההיפוך – חתימת ההסכם 

  • אם בזמן המו"מ ובחירת הספק, ידינו על העליונה וששים לרצות אותנו. זה השלב הקריטי לסגור כל פינה ופינה בהסכם, גם מה שנראה לנו כרגע מובן מאליו ומסכימים עליו בע"פ, יש לכתבו בחוזה העבודה.
  • מהתנהלות הספק מולנו נוכל לצפות את התנהלותו גם במהלך הפרויקט ועלינו לכסות זאת ככל האפשר במסגרת המחייבת של החוזה- מספר דוגמאות:
  • ספק אגרסיבי ובטוח ביתרונותיו ובבלעדיות יכולותיו כבר במו"מ, יקצין את ההתנהלות לאחר שיחתם ההסכם
  • ספק שממהר לוותר ולהוריד מחירים, יש לקחת בחשבון כי הוא צופה רווחים בהמשך, בהתאמות נוספות ובמהלך תקופות השרות שלאחר חתימת החוזה
  • מוטב לכסות כל מה שניתן חוזית, לטווח ארוך, תוך השארת מרווח הוגן לספק שיאפשר עבודה שוטפת מוצלחת לאורך זמן 

הכי חשוב - הכל אישי! הפרויקט הוא פרויקט של אנשים 

  • בפרויקט יש מגוון אוכלוסיות
  • בעלי הענין בארגון / יוזמי הפרויקט
  • מנהלי ועובדי הארגון שלנו – אנו מצויים בקשר הדוק עם כל הדרגים
  • מנהל הפרויקט מטעם הספק, המומחים המקצועיים, מיישמים, מטמיעים מטעמו
  • צריך לבחון, בנוסף לכישורים המוצהרים של צוות הספק, גם את יכולותיהם הבינאישיות וההתאמה לנו כמנהלי הפרויקט ולאוכלוסיית הארגון שלנו
  • לא להסס לבקש שינוים מוקדם ככל האפשר – מחירה של טעות מתמשכת, הגולשת לשלב מתקדם בפרויקט, גבוה בהרבה 

האיש שידע יותר מדי! סגנונות מנהלי פרויקט מטעם הספק 

  • יודע הכל
    לא מקשיב למנהל הפרויקט בארגון ,לאנשי הארגון
    ולצרכים העסקיים – לבסוף נקבל תוצר לא מתאים
  • מנהל פרויקט "פר אקסלנס" מנהל של גנטים
    לא מעמיק בפרטי הפרויקט מצהיר הצהרות מנותקות מהעבודה בפועל על הפרויקט – מרדד את התוצרים
  • מבטיח הכל
    הכל אפשר נפתח לכם – גורם להתבדרות הפרוייקט בצירי הזמן והתשומות – מסבך ומסכן את הפרויקט
  • הרופא
    מציג חלופות ולא נותן המלצה מקצועית מבין החלופות במערכת שהוא אמור להיות המנטור שלה
  • המושלם/מת
    גם כאלה יש, מבין ביזנס במגוון תחומים, נעים לכל סוגי האוכלוסיה בארגון – לרב ותיק ומנוסה, מבין אילוצים ותומך היכן שצריך –בקיצור איש צוות מושלם 

לא להסס לבקש שינוים ולהחליף מנהל פרויקט מוקדם ככל האפשר – מחירה של טעות מתמשכת, הגולשת לשלב מתקדם בפרויקט, גבוה בהרבה 

הבעיה של הספק!  - ההתמודדות שלנו 

  • חלוקת הפרויקט ליחידות קצרות (כ-6 חודשים)
  • התחייבות חוזית שמית למיישם המומחה ולמנהל הפרויקט מצד הספק כמו גם להמשכיות הידע על הפרויקט וההתמחות במקרה של עזיבה
  • התחייבות חוזית לעדכון מיידי בהיוודע לספק שינוי כ"א צפוי
  • מנגנון תגמול/קיזוז של רציפות כ"א המתמחה בפרויקט
  • שימור וניהול מפורט מאד של הידע אצלנו לא רק ברמת הכותרות כאיפיון
  • לכמת בדרישות האפיון את ההתייחסות הספציפית לארגון שלנו לעומת המסמך הסטנדרטי 

תמונת העולם הארגונית והקונפליקט מול ה-best practice! 

  • את מטרות הפרויקט מגדירה ההנהלה ויוזמי הפרויקט
  • את תמונת העולם הארגונית, הידע, מחזיקים העובדים בדרגים השונים
  • בניית תמונת עולם ארגונית היא ליקוט מפינות קטנות ומאנשים שחשים מאוימים מהתהליך, לא תמיד ששים למסור מידע ולא תמיד יודעים מה למסור
  • העובד בכל אגף, הינו המומחה והינו שותף מכובד ושווה זכויות בפרויקט ובעיקר בתחום אחריותו - אסור לעובד לחוש מאוים מהמהלך אחרת נאבד פיסות ידע ושיתוף פעולה, לעיתים קריטיים
  • תהליכי העבודה בארגון התהוו במשך שנים ממגוון של סיבות ענייניות שרבות מהן עדיין תקפות – אופי השוק, רגולציה
  • חלק מתהליכי העבודה נוצרו עקב מגבלות המערכות הקיימות ואת הללו יש לבדל ולנטרל
  • ספק, מטעמי נוחות בפרויקט וגם עקב אמונה שסטנדרט המערכת מתאים לכל הארגונים יפעיל לחצים מצידו וגם דרך הנהלת הארגון שלכם לעבוד במסגרת המוכרת לו
  • כאן עלינו להפעיל שיקול דעת לשתף בהחלטות את משתמשי המפתח והעובדים ולדעת להתעקש כשהכרחי
  • פשרה של נוחות כאן עקב לחצים, עשויה להיות בכיה לדורות. 

תיאום ציפיות ! 

  • מיפוי דרגות הקושי הייחודיות לאופי הארגון ולפרויקט - לאו דווקא המורכבות המקצועית/העסקית (כגון: ממשקים מרובים עם מערכות צד ג', לא רק מדיניות מלאי מורכבת, ייצור להזמנה ותגובה מהירה, לא רק חשיפה למשתנים רבים, שע"ח, מחירי סחורות, אמצעי דיווח מיוחדים, רב חברתי, בינלאומי, קמעונאות, מסחר אינטרנטי ועוד)
  • משאבים מוגבלים - תלות בזמינות המנהלים והעובדים למטלות הנוספות
  • תמהיל העובדים - חתך הגילאים והיכולות המחשוביות של הצוותים השונים
  • חזרה למקורות - זמינות הנתונים להסבה ואיכותם
  • מחויבות בפועל לפרויקט, לא רק הצהרתית במנהלות, של בעלי העניין והמנהלים אלא מחוייבות גם על חשבון משאבים ממשימות שוטפות דחופות
  • יכולתם, של המנהלים לעמוד מול קונפליקטים עם מנהלים בכירים או עם הכפופים להם שנוצרים במהלך שלבי הפרויקט השונים
  • ניסיונו של הספק ובעיקר מנהל הפרויקט והמומחים מטעמו בתחום עיסוק הארגון שלנו 

לסיכום הנקודה: תיאום הציפיות הוא לא רק אריתמטיקה של משאבים (שעות פיתוח, הדרכה, אפיון) ומרווחי ביטחון שרירותיים, אלא שקלול של המשאבים הנדרשים שכימתנו עם הפרמטרים הנוספים, הלא כמותיים שישפיעו על לו"ז הפרויקט ואיכות התוצרים הראשוניים שנקבל. הפער עשוי להיות משמעותי ויש למנוע אי הבנות עם הספק ועם בעלי הענין וגורמים פנימיים נוספים בארגון. 

בנושא זה נוסיף שתי תובנות:

  • לא לאפשר דרישות שאפתניות/לא ריאליות מצד בעלי העניין לגבי לוחות זמנים, תוספות והתאמות מרובות (בטח לא בשלב הראשון של הפרויקט) ולא ללכת שבי אחרי הבטחות של הספק לפרויקט "מהיר", מענה "מושלם", לכל החלומות.
  • אין "הפעלה בלחיצת כפתור" – ביטוי שמנהלים רבים אוהבים 

גיוס אנשינו לפרויקט 

  • הכנה ברורה ומרגיעה
  • הבהרה - מהן מטרות הפרויקט ברמה הארגונית
  • המערכת לא מחליפה אף אחד מהעובדים אלא כלי העבודה שלהם מתחלף
  • כיצד תשתנה עבודתי בטווח הארוך לאחר התייצבות המערכת
  • כיצד תושפע עבודתי והעומס עלי במהלך הפרויקט
  • דגש גדול – כל אחד הינו שותף לפרויקט והינו המומחה הארגוני לחלקו בתהליך
  • החלטיות – להדגיש בכל השלבים - זה יקרה, המערכת תוחלף!!! תמשיכו!!! מסייע להסיר התנגדויות שנובעות מתקווה לא מודעת שיעצרו פרויקט ומחזק ברגעי עומס ומשבר של העובד/מנהל וצפוים לא מעטים כאלה 

לתחזק לתחזק 

כבר התחתנו עם הספק וגייסנו מחויבות, נזהר שלא תהפוך ל"חתונת הדמים"...

  • לשמור על המומנטום של הפרויקט ועל רמות האנרגיה של הצוות בארגון ואצל הספק, מטבע הדברים בפרויקט ממושך, חלק מהזמן גורמים רבים לא עוסקים בפרויקט ההופך להיות לגביהם לשמועה רחוקה, לכן:
  • נקיים ישיבות דו שבועיות, של המנהלת הפנימית עם כלל אנשי המפתח בפרויקט, לעדכונים ושיתוף בדילמות.
  • ועידות דו שבועיות עם מנהל הפרויקט והמומחים מצד הספק
  • עדכון חודשי בישיבות הנהלה בארגון 

ליצירת קשר: avi.yeh@gmail.com