תפריט נגישות

סקירת מוצר: InfoBay מקבוצת מלם-תים – פלטפומה ארגונית לשליחה והפצה של מיילים מאובטחים ומוצפנים

מערכת InfoBay מאפשרת שליחה מבוקרת של מיידע רגיש בתצורה מאובטחת ומוצפנת, תוך בקרה וניהול של העברת המידע בתוך הארגון ומחוצה לו.

InfoBay הינה פלטפורמה ארגונית המוקמת בהתאמה למידות הארגון ולטופולוגיה הארגונית. למערכת סדרה של מודולים הניתנים להרחבה בהתאם לצורכי הארגון. למערכת יש סדרת מתאמים על מנת לאפשר למערכות אחוריות בארגון להפיץ ולשלוח מיילים מאובטחים ומוצפנים ותוספים ייעודיים ל- Microsoft outlook עבור עובדי הארגון לשליחה יזומה של מיילים מאובטחים.  

המידע מועבר בין גורמים שונים הקשורים לארגון (עובדים, ספקים, לקוחות וכו') בסביבה אחת מאובטחת ומתועדת. שינוע המידע מתבצע באמצעות יכולות מגוונות כמו התממשקות למערכת האירגונית, פתיחה מאובטחת לאינטרנט, סיווג ואירכוב המידע, הצפנה, ניהול הרשאות, הפצה יזומה ואוטומטית, ודאות מסירה ופתיחה של מידע, Audit trail וכו'. תכונות אלו ממצבות את InfoBay כמוביל דרך לשלב הבא בתחום הניהול וההפצה של מידע ארגוני רגיש.

השלב הבא בניהול והפצה של מידע ארגוני
הספקים, העובדים, הלקוחות וגורמים אחרים פועלים במסגרות של קהילות ווירטואליות מוגדרות, המידע מועבר ומתקבל באופן אלקטרוני. המערכת, מספקת לחברי הקהילה את שירותי המידע ומנהלת את פעילויות ההפצה, הסיווג ושמירת המידע בהתאם לחוקיות ורמות הרשאה הנקבעות מראש.

מימוש רעיון ה"קהילה הוירטואלית" מתבצע באמצעות פתרון InfoBay הפתרון, המביא את הארגון לעידן חדש בתחום הפצת המידע מהארגון ואליו.

תהליך הקמת המערכת בארגון:

הקמת הקהילה הווירטואלית

בשלב זה מגדירים את חברי הקהילה, לדוגמא: מחלקת השרות בארגון והמנויים, מחלקת הרכש והספקים או מנכ"ל וחברי דירקטוריון. ניתן להגדיר משתמשים קבועים ואקראיים וזמניים (מזדמנים). לאחר מכן מתבצעות ההגדרות של: פרופיל הרשאה, היררכיה ארגונית, ועוד.

סיווג מאגר המידע

בשלב זה נקבעת שיטת הסיווג והתיוק של המידע. שיטה זו תופעל לאחר מכן באופן אוטומטי ותנהל את קטלוג המידע המגיע לנמענים. במהלך זה מוגדרות התיקיות (מגירות המידע), רמת אבטחת  המידע , הצפנה, ועוד. במידת הצורך, מוגדרים הממשקים למערכות התפעוליות (ERP, CRM..) אשר יעבירו מידע אלקטרוני, הנדרש למשתמשי המערכת, באופן אוטומטי ובעת היווצרותו.

ניהול פעילויות ההפצה (דו כיווני)

שיטת הפצת המידע (אוטומטי או יזום) הגדרה של תהליכי Work Flow, סבב אישורים ונראות תהליך ההפצה – מוגדרים בשלב זה על בסיס עושר הפונקציונאליות הקיימת בפתרון. למערכת מנגנונים המסייעים ב"דחיפת המידע" למשתמש עד לקבלת אישורו, כל זאת באופן אוטומטי, יזום ומבוקר על ידי המערכת.

יישומים נבחרים

InfoBay מופעל בהצלחה בחברות וגופים נוספים בארץ ובחו"ל. בין לקוחות InfoBay בישראל ניתן למצוא בנקים, חברות ביטוח, בתי חולים, חברות ממשלתיות ועוד.

התועלות הנצפות

  • אבטחת מידע – צמצום הניירת בארגון וצמצום אפשרויות צפייה על ידי לא מורשים
  • זמינות מיידית של מידע רגיש לעובדי הארגון ושותפיו (לקוחות, ספקים...)
  • כתובת ארגונית אחת – לקבלה והפצה של מידע
  • ניהול תהליכי הפצת המידע לנמענים באופן מוסדר – ודאות מלאה במסירה וקבלה
  • מעבר ל"שירות עצמי" של צרכני המידע  ושיפור תהליכי ה Inbound וה Outbound
  • חסכון בעלויות (נייר, הדפסה, דיוור ועוד) – תרומה לסביבה ירוקה

סקירה זו בוצעה על ידי מומחי היישום של ERP.ORG.IL בשיתוף מנהל מוצר InfoBay מקבוצת מלם-תים.

ליצירת קשר: gil@infobay.co.il