תפריט נגישות

אתגרי מערכת ה-Billing בשירות לקוחות

עסקים רבים נדרשים לחייב את לקוחותיהם בגין פעילות מתן שירות דינאמי, היוצרת מורכבות בעת חישוב עלות השירות התקופתית. הטמעת מערכת Billing ממוחשבת מאפשרת, בין השאר: שיפור השירות ללקוח

מבוא

בתחומים שונים כגון: השכרת ציוד, שירותי אינטרנט ותקשורת, שירותי אחזקה , ועוד, נדרש העסק לחייב את לקוחותיו בעלות שירות משתנה, המבוססת על פרמטרים שונים המשקפים את פעילות השירות שבוצעה מול הלקוח בתקופת החיוב. חשוב עלות השירות התקופתית מבוצעת בעסקים רבים באופן ידני, הדורש השקעת שעות מרובה, מעכב את חיוב הלקוח, ואינו חף מטעויות. במאמר תוסבר מתודה המאפשרת למחשב את התהליך באופן התומך בפעילויות Billing מגוונות.

בבחינת פעילות מערכת חישובי ה-Billing של לקוחות השירות ניתן להבחין בשלוש ישויות המשפיעות על החיוב:

  • שכבת הלקוח
  • שיטות ונתוני החיוב
  • מושא החיוב: מכשיר / אתר / ועוד

שכבת הלקוח הלקוח מתקשר עם נותן השירות בחוזה שירות המבטא את מהות השירות ואופן התשלום. בשכבה זו יש להגדיר את סיווגי החוזה והתנהגותו (מינימום זמן בין חיובים, סטיות מונים, חריגות ,הצמדות וכיו"ב), שיטות החיוב (כרטיס אשראי בסליקה אוטומטית ,העברה בנקאית ועוד ) צורת הצגת החשבונית ללקוח (כולל הסברי חיוב אוטומטיים), פורמטים של הדפסות ועוד.

הפיכת החוזה לישות מנוהלת במערכת, מאפשרת להעתיק חוזים קיימים ולבצע שינויים נדרשים. באופן זה ניתן לחייב לקוח אחד בגין הסכמי שרות שונים.

שיטות ונתוני חיוב

הגדרה של סוגי חיוב שונים עם מאפיינים הניתנים להגדרה ושינוי

  • סכום קבוע הגדרה של סכום קבוע חודשי לחיוב המאפשר לבצע מכפלות חיוב לתקופה (חיוב חודשי , רבעוני , שנתי וכו'), חשוב יתרה ששולמה ויתרה עתידית, ציון נושאים הכלולים בהסכם ונושאי שירות (כגון חלקים) שאינם כלולים ויחויבו בנוסף, טיפול בהטבות / זיכויים ללקוח , ניהול תשלומי ליסינג ועוד.

  • ניהול מונים פעילות המביאה לידי ביטוי חיוב בגין צריכה משתנה כגון: פעימות מונה, חשמל, רוחב פס ועוד. בין הנושאים: מינימום חיוב לתקופה, ממוצע חיוב ללקוח (המונע חריגת חיוב צבורה לסוף תקופה), מדרגות מחיר בהתאם לצריכה בפועל והצגת החיוב בגין כל מדרגה וצבירת יתרות לשם חישובי סוף שנה, טפול בהצמדות באופנים שונים, ועוד.
  • חיובי בנק שעות חיוב בגין שעות עבודה בהתאם להסכם (מחיר משתנה, כמות שעות מראש ועוד), הגדרת תאריכי תוקף לניצול שעות העבודה, מיומנות נותן השירות ועוד .

מושא החיוב: מכשיר / מכונה ועוד

הגדרת מושא החיוב לדוגמא במקרה של מכשיר כגון מחשב ציון המספרים הסידוריים שבשירות, הצמדת טכנאים, ניהול טכנאים, ציון סך עלות השתתפות עצמית בשירות (סכום מינימום לחיוב), מיקום המכשיר, שעות פעילות בהן ניתן לתת שירות למכשיר, רמת ה-SLA – Service Level Agreement , אביזרים נלווים למכשיר, מפרט טיפולי תחזוקה מתוכננת ועוד.

לסיכום

עסקים רבים נדרשים לחייב את לקוחותיהם בגין פעילות מתן שירות דינאמי, היוצרת מורכבות בעת חישוב עלות השירות התקופתית. הטמעת מערכת Billing ממוחשבת מאפשרת, בין השאר: שיפור השירות ללקוח (נראות ברורה של חישובי השירות), חסכון של עבודה ידנית, מניעת טעויות והפקת חיובים במועד.

כותב המאמר: אלי בן משה, מנהל פיתוח עסקי Bgate
לאתר החברה
ליצירת קשר: eli@bgate-erp.com, 052-3433037